1．人事档案保管人员必须严格遵守库房管理制度和查（借）阅制度，恪尽职守，尽职尽责。

2．严格档案进出库房登记审批手续，做好收进移出登记和档案数量的统计，随时掌握档案变化情况。

3．经常检查库房的各种设备及门窗完好情况，及时记录和调节库内温、湿度，做好防火、防盗、防潮、防蛀、防鼠、防尘、防高温工作。

4．认真落实岗位责任制，完善各种手续，档案及时入卷、入库，库房门窗及时落锁。

5．库内档案柜架、案卷排列整齐、科学，并备好查阅索引，便于查阅利用。

6. 在职职工档案、离退休职工档案、死亡人员档案应分开存放；死亡人员档案 5 年后应转交综合档案室永久保管。

7．注意保持库房的整洁、卫生，要定期或不定期进行清扫，每周至少一次，定期检查档案管理状况及各种预防措施的落实情况。

8. 严禁无关人员进入档案库房。