为了规范我校档案管理工作，根据《高等学校档案工作规范》、《河南财经政法大学档案管理办法》的要求，特制订本工作规范。
一、档案工作的基本原则
1.集中统一管理原则。凡是我校在各项工作中形成的具有保存价值的文字、图表和声像载体材料，均属本工作规范所指的档案范畴。它对学校和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值，反映学校各项管理活动全过程及其自然形成规律，必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全。学校各院（系、部）和校直各单位须有一位负责人分管本单位的档案工作，并确定适当的专(兼)职档案人员，协同档案馆做好党、政档案的收集、整理、归档工作。
2.“三纳入”“四同步”原则。各种材料的归档工作应实行“三纳入”，即纳入全校各部门的工作计划和规划，纳入管理制度，纳入管理人员的职责范围；做到“四同步”管理：布置、检查、总结、验收各项工作时要同时布置、检查、总结、验收档案归档工作。
3.双归档原则。即纸质档案与电子档案同步归档，逐步实现档案数字化，掌握先进的管理技术手段，大力开发档案信息资源，最大限度地发挥档案的作用。
二、档案的归档范围
1.归档的主要内容包括党群、行政、教学、科研、产品、基建、设备、出版、外事、财会等十大类的内容。
2.归档的重点以本校形成的不同载体、形式的文件材料为主，特别是全局性、综合性的文件材料。其次才是上级和其他单位发来的文、电及附件。上级来文中，应以针对本校的指令性、指导性文件为主。
3.不归档的文件材料为上级机关普发供参阅、不办的文件材料；重份文件；无查考利用价值的事务性、临时性文件；未经会议讨论、未经校领导审阅签发的未生效文件、电报草稿、一般性文件的历次修改稿，铅印文件的各次校对稿(学校主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外)；无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建设性意见的人民来信；本校内部互相抄送的文件材料；为工作参考从各方面收集来的材料；本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料。
三、立卷原则与方法
（一）立卷原则
1.以部门为主分类立卷原则。学校各部门均为立卷单位，各立卷单位要严格按照《河南财经政法大学档案分类法》进行分类归口立卷。每个立卷单位的兼职档案人员，应根据本部门历年文件材料形成规律，编制案卷类目，严格按文书处理制度做好文件材料的收集工作，并根据案卷类目进行分类、整理组卷。
2.便于查找利用原则。立卷应按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，适当照顾保存价值、分类组卷，以能准确、全面反映我校真实面貌和部门的主要职能活动。
（二）各类档案立卷主体
1.上级机关下达的文、电材料，综合性的由党办、校办立卷归档，专业性的或具体业务性的，由各承办单位立卷归档。
2.以党委、学校名义的发文或主持全校性会议所形成的文件材料，由党办、校办分别立卷归档。以部门名义的发文或主持的全校性会议所形成的文件材料，由主办单位立卷归档。两个以上单位共同办理的文件，由牵头单位立卷归档，其他单位只保存复制件。
3.各临时机构、撤销机构形成的材料，应于机构撤销前做好整理工作，移交档案馆保存。任何人不得带入其他单位。
（三）档案立卷方法及流程
按照归档时间要求，由兼职档案员按案卷类目将文件收齐归卷，并对文件进行整理。检查文件是否收集齐全完整；有无重复或拆散文件联系的现象；其各卷中文件保存价值是否大体一致。
1.分年度立卷
（1）文件材料要按其形成或针对的年度分开，一般文件归入文件形成年度；跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度规划、计划，一般可归入文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度；跨年度的会议文件，一般可归入会议开幕的年度；法规性文件归入公布或批准年度；毕业生档案归入学生毕业年度。
（2）将文件材料按其内容所反映的问题、事物分开。
（3）将文件材料按照规定的不同保管期限分开。
2.立卷组合一般以问题为主，兼顾其它特征，使之联系紧密。
3.卷内文件材料按重要程度或时间顺序排列：批复、批示在前，请示、报告在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发件在前、被转发件在后。
4.在对装订线外有字迹或破损的文件材料，要加边和修补；对较大的表格，要适当折叠；拆除其金属物。
5.成卷装订的卷内文件编页号，按件装订的卷内文件编件号。卷内文件只要有书写文字，均编页号，页号位置为非装订线一侧的下角。按件装订的文件加盖档号章，编制件号，位置在每件文件首页的右上角；一般每份文件单独计为一件，正件与附件按一件计算。
6.填写卷内文件目录和卷内备考表，拟写案卷标题和主题词。
7.将需由学校档案馆保管的档案材料按时移交给档案馆，经档案馆检查合格后，填写移交目录（含电子版），双方履行签字盖章手续，办理移交，并各执一份存查。不需学校档案馆保管的档案材料，由各立卷单位按要求入专柜妥善保管。
