分类号

序号

类 目 名 称

保管

期限

备注

一、组织工作档案

DQ13

1

上级关于组织工作的文件

长期

组织部针对本校下发的文件

永久

★

DQ13

2

组织工作会议记录、计划、总结、决定、报告、规章制度及重要调查材料

永久

DQ13

3

落实政策的有关材料

长期

DQ13

4

党费收缴、开支情况统计、凭证

永久

DQ13

5

干部任免、调动、离休的报告、决定、批复、通知等（包括上级批准的，要附呈报表）

永久

★

DQ13

6

干部名册

永久

★

DQ13

7

基层党组织改选报告、审批材料

长期

DQ13

8

校党委、直属党支部委员名册、党员名册

长期

★

DQ13

9

表彰先进党组织、优秀党员、优秀党务工作者文件材料（含上报上级表彰的材料）

永久

DQ13

10

出国人员政审材料

长期

DQ13

11

吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料和名册

永久

DQ13

12

党校培训工作计划、总结及学员登记表

长期

二、干部人事档案

XZ12

1

干部任免、考察等工作中形成的有关材料（干部任免审批表、考察材料等）

永久

★

XZ12

2

党员材料：入党申请书等

永久

★

XZ12

3

政审工作中形成的材料：调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见、检查交待或情况说明材料；作为结论依据的调查证明、证据材料；甄别、复查结论（意见、决定）、调查报告、批复及有关的主要依据材料

永久

★

XZ12

4

办理出国（出境）审批工作中形成的有关材料，因公出国（出境）审批表、备案表，在国外表现情况材料或鉴定材料，因私出国（出境）审批表等材料

永久

★

XZ12

5

其他对考察了解使用干部有参考价值的材料

永久

★

分类号

序号

类 目 名 称

保管

期限

备注

DQ14

1

上级关于宣传工作的文件

长期

宣传部针对本校下发的文件

永久

★

DQ14

2

宣传工作计划、决定、报告、通知和总结

永久

DQ14

3

教职工思想政治工作动态及调查材料

长期

DQ14

4

政治理论学习的决定、通知、计划、总结

长期

DQ14

5

反映学校重大活动的剪报、照片、材料

永久

★

DQ14

6

上级宣传部门表彰本校先进集体和个人的文件材料

永久

★

DQ14

7

精神文明建设活动中形成的文件材料

长期

★

DQ14

8

普法教育工作中形成的文件材料

短期

分类号

序号

类 目 名 称

保管

期限

备注

DQ15

1

上级统战工作针对本校的文件

永久

★

上级统战工作普发性方针政策性文件

长期

DQ15

2

统战工作计划、决定、报告、通知和总结

永久

DQ15

3

统战工作情况调查、典型材料、统计报表

永久

DQ15

4

本校各级人大代表、政协委员名单及推荐审批材料

永久

DQ15

5

台、港、澳和侨务工作材料

长期

DQ15

6

各民主党派成员和负责人名册及有关材料

长期

★

DQ15

7

统战工作重要会议记录

长期

分类号

序号

类 目 名 称

保管

期限

备注

DQ12

1

上级针对本校有关纪检监察的文件

永久

★

上级方针政策性普发文件

长期

DQ12

2

校纪委印发的文件

永久

★

DQ12

3

纪检监察工作规章制度

长期

DQ12

4

纪检监察工作计划、报告、总结、调查材料和重要统计报表

永久

DQ12

5

纪委会议记录

长期

DQ12

6

违纪案件的立案、调查、处理及复查材料；涉及干部个人的还需另提交一份归入干部个人人事档案

永久

★

DQ12

7

群众来信、来访及处理意见

短期

分类号

序号

类 目 名 称

保管

期限

备注

一、综合类

DQ14

1

上级针对本校的学生管理及思想政治工作文件

永久

★

上级关于学生管理及思想政治工作普发性文件

长期

DQ14

2

本校有关学生管理及思想政治工作的决定、通知、条例

永久

DQ14

3

年度工作总结、报告

永久

DQ14

4

学生思想政治工作典型调查材料和统计

长期

DQ14

5

关于学生政治工作队伍的选拔、管理文件

长期

DQ14

6

学生勤工助学、助学贷款管理材料

长期

DQ14

7

各院系学生政治工作人员名单

长期

DQ14

8

学生获各类奖学金审批材料

长期

DQ14

9

学生的奖学金、助学金、贷学金发放名册

长期

二、奖惩类

JX14/XS

1

上级表彰优秀学生及优秀学生干部、先进班级文件材料

永久

★

2

本校表彰优秀学生及优秀学生干部、先进班级文件材料

长期

★

JX14/XS

3

学生违纪处分及解除违纪处分的文件材料

永久

★

分类号

序号

类 目 名 称

保管

期限

备注

JX17

1

上级关于毕业生就业（分配）工作针对本校的文件

永久

★

上级关于毕业生就业（分配）工作普发性文件

长期

JX17

2

毕业生工作计划、总结

长期

JX17

3

毕业生供需统计、计划、合同

长期

JX17

4

本、专科生就业（毕业）分配方案及调配派遣册等有关文件材料

永久

★

JX17/XS

5

本专、科毕业生派遣证及派遣证存根、领取签收册

永久

★

JX17

6

毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料

长期

分类号

序号

类 目 名 称

保管

期限

备注

DQ11

1

机关党委会议记录、纪要、决议及会议讨论通过的文件

长期

★

DQ11

2

机关党委工作计划、报告（包括调查报告）、总结（包括经验总结）

长期

DQ11

3

机关党委发布的决定、办法、指示、通报和通知

长期

DQ11

4

机关党委表彰先进集体和个人的文件材料

长期

★

分类号

序号

类 目 名 称

保管

期限

备注

DQ16

1

上级工会针对本校的文件

永久

★

2

上级工会普发性文件

长期

DQ16

3

学校工会印发的文件

永久

★

DQ16

4

工会工作计划、总结、报告、决定、重要通知及调查统计材料

永久

DQ16

5

学校教代会暨工代会文件（含大会通知、名单、工作报告、议程、决议、总结、领导讲话稿、大会选举办法、选举结果和上级批复等，本校教代会提案及办理情况、会议简报、记录等）

永久

★

DQ16

6

工会先进集体和个人的申报、审批材料（含本校和上报上级表彰的材料）

长期

DQ16

7

处分会员的有关材料

长期

DQ16

8

工会委员会及各部门委员会会议记录、纪要、工作简报

长期

DQ16

9

基层工会干部名册、会员名册

长期

★

DQ16

10

女职工委员会工作材料

长期

分类号

序号

类 目 名 称

保管

期限

备注

DQ17

1

上级关于共青团工作针对本校的文件

永久

★

上级关于共青团工作普发性文件

长期

DQ17

2

本校团代会材料

永久

DQ17

3

本校学生代表大会材料

永久

DQ17

4

团委工作计划、报告、总结及规章制度、统计材料

长期

DQ17

5

团委工作典型材料

长期

DQ17

6

表彰和奖励先进团支部、优秀团员的文件材料

长期

★

DQ17/XS

7

处分团员的材料及复查材料

长期

★

DQ17/XS

8

批准入团、离团材料及名册

长期

DQ17

9

团干部、团员名册

长期

DQ17

10

各团总支、研究生会、学生会有关文件材料

长期

DQ17

11

本校学生组织、参与各种学会、社团的材料

长期

DQ17

12

团委牵头组织重大活动的有关材料

长期

★

分类号

序号

类 目 名 称

保管

期限

备注

XZ14

1

上级关于国防教育、人民武装工作文件材料

长期

XZ14

2

本校武装工作方面的规章制度

长期

XZ14

3

武装工作计划、总结、报告、调查材料、统计报表

永久

XZ14

4

武装工作统计年报及重要报表

永久

★

XZ14

5

综合治理工作中形成的文件材料

长期

XZ14

6

复员、转业、退伍军人、军烈属名册和登记表（卡）

长期

XZ14

7

新生军训计划、实施方案、总结表彰、照片及底片、录像、 录音、光盘等材料

长期

XZ14

8

武装部门评选、表彰先进的省、部级以上文件（含省、部级）

永久

★

武装部门评选、表彰先进的省、部级以下文件

长期

分类号

序号

类 目 名 称

保管

期限

备注

XZ12

1

上级有关离退休工作的文件

长期

XZ12

2

离退休职工管理处工作计划、总结、简报

长期

XZ12

3

离退休工作的各类请示、报告、批复

长期

XZ12

4

离退休职工管理处召开的重要会议记录

长期

XZ12

5

离退休职工的交通费、护理费、丧葬抚恤费等文件材料

长期

XZ12

6

离退休职工管理处组织的各类活动材料

长期

分类号

序号

类 目 名 称

保管

期限

备注

XZ11

1

上级针对本校的高校行政管理综合性文件

永久

★

上级有关高校行政管理的普发性文件

长期

XZ11

2

校发行政文件（空号，重号，缺号须说明）

永久

★

XZ11

3

学校年度、行政工作要点、总结、报告

永久

★

XZ11

4

校长办公会会议记录、纪要

永久

★

XZ11

5

全校性的工作会议、座谈会文件材料

永久

★

XZ11

6

校领导在校内会议上的重要讲话及参加校外会议的发言稿

永久

★

XZ11

7

教育事业规划、计划及上级批复

永久

★

XZ11

8

全校性的工作调查材料和经验总结

永久

★

XZ11

9

学校学年报表、综合统计表、统计资料汇编

永久

★

XZ11

10

本校向上级的综合性请示及其批复

永久

★

XZ11

11

各单位的请示性材料

长期

XZ11

12

启用印章的文件及印模

永久

XZ11

13

学校历史沿革、大事记、年鉴、情况汇报、介绍材料

永久

★

XZ11

14

上级领导在本校工作会议上的讲话稿

长期

★

XZ11

15

上级领导来校视察工作形成的讲话稿、题词、谈话记录等文件材料

永久

★

XZ11

16

本校与上级领导、著名人士的来往函电材料

永久

★

XZ11

17

本校与国内外单位签订的综合性的合同、协议等材料

永久

★

XZ11

18

表彰先进集体和个人的文件材料（含上报上级表彰的文件材料）

永久

★

XZ11

19

群众来信、来访材料（有处理结果的）

长期

★

群众来信、来访材料（未处理结果的）

长期

XZ11

20

校长办公室工作计划、总结、报告

长期

XZ11

21

学校发布的决定、办法、指示、通报和通知

永久

校长办公室印发的通知、通报、办法等文件

长期

XZ11

22

学校行政系统收、发文登记簿

长期

XZ11

23

校庆工作材料

永久

★

XZ11

24

选举工作形成的重要文件材料

长期

XZ11

25

本校计划生育工作文件及领取独生子女证名册

永久

★

分类号

序号

类 目 名 称

保管

期限

备注

一、综合管理

XZ12

1

上级针对本校的人事工作文件

永久

★

上级关于人事工作普发的性方针政策性的文件

长期

★

上级关于人事工作普发性一般文件

长期

XZ12

2

人事工作计划、报告、总结、调查材料、会议记录

永久

XZ12

3

关于机构、编制规划、计划的报告及上级批复

永久

★

XZ12

4

人事统计报表

永久

★

XZ12

5

教职工名册(分单位的总册、分类名册)

永久

★

XZ12

6

院系教研室、教研室主任名册

长期

★

XZ12

7

关于校内机构设置、变化的文件材料

永久

★

XZ12

8

本校人事工作规章制度

长期

XZ12

9

上级表彰和奖励先进集体、个人的文件材料省、部级以上（含省、部级）

永久

★

XZ12

10

处分教职工和复查、撤销处分的材料

永久

★

XZ12

11

教职工聘用、解聘、辞聘的有关文件材料

永久

★

XZ12

12

师资培养管理工作计划、规定、总结

永久

XZ12

13

教师进修计划、安排、总结

长期

XZ12

14

教师工作量的规定及执行情况

长期

XZ12

15

教师业务考核材料

长期

XZ12

16

教职工评定、聘任专业技术职称审批材料及上级批复（按类立卷，要求附审批表）

永久

★

XZ12

17

聘任校外人员为我校兼职、客座教授的有关文件材料

永久

★

XZ12

18

教职工工资调整文件材料、名册

永久

★

XZ12

19

享受特殊津贴、补贴人员名单及有关材料

永久

XZ12

20

教职工转正定级材料

永久

★

XZ12

21

教职工校内调动材料

长期

XZ12

22

教职工录用、调入的有关材料（包括转移行政、工资关系介绍信存根）

永久

XZ12

23

教职工调出的有关材料（包括转移行政、工资关系介绍信存根）

长期

XZ12

24

教职工商调函件

永久

XZ12

25

教职工提前离岗、退职、离职、出国及重新安排工作的有关文件材料

永久

XZ12

26

教职工离休退休及有关荣誉证书授予工作的材料

长期

XZ12

27

教职工退休后返聘的材料

长期

XZ12

28

教职工福利工作的文件材料

长期

XZ12

29

教职工伤残、死亡、抚恤材料

长期

XZ12

30

教职工援外和支援边远地区材料

长期

XZ12

31

使用临时工的有关材料

长期

XZ12

32

群众来信、来访材料

长期

XZ12

33

职工社保、医疗保险方面的文件、材料、报表等

长期

二、人事档案

XZ12

1

在人事工作中形成的履历表、简历表、各类人员登记表等材料

永久

★

★

XZ12

2

自传和属于自传性质的材料

永久

XZ12

3

教职工年度考核登记表

永久

XZ12

4

评审（考试）专业技术职称（资格）和聘任专业技术职务工作中形成的有关材料：专业技术职务任职资格评审表，专业技术资格考试成绩合格登记表，评审高级专业职务人员情况简表，业务自传，评审专业技术职务任职资格申报表，聘任专业技术职务审批表，套改和晋升专业技术职务审批表等材料

永久

XZ12

5

更改姓名、民族、出生日期、国籍、入党入团时间、参加革命工作时间等工作中形成的有关材料：个人申请、组织审查报告及所依据的证明材料、上级批复等材料

永久

XZ12

6

各级各类先进材料、获奖材料

永久

XZ12

7

办理工资、待遇等工作中形成的材料：转正定级审批表、各种工资变动审批表、登记表、提职晋级和奖励工资审批表；享受专家特殊津贴的呈报表；解决各种待遇问题的审批表、批复材料等

永久

★

XZ12

8

新录用干部体检表和毕业生分配工作体检表等材料

永久

XZ12

9

其他对考察了解使用干部有参考价值的材料

永久

分类号

序号

类 目 名 称

保管

期限

备注

一、综合

JX11

1

上级针对本校教学工作的文件

永久

★

上级普发性方针政策性文件

上级普发性一般文件

长期

JX11

2

教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法等

永久

JX11

3

关于教学管理工作的规章制度、会议记录、调研报告、简报、总结

永久

JX11

4

教学工作计划、总结

永久

JX11

5

教务处召开的教学工作会议文件材料

长期

JX11

6

教学检查、评估和各级教学质量评奖材料

永久

★

JX11

7

教学统计报表

永久

★

JX11

8

各级教学改革项目的申报书、立项文件及结题资料

长期

JX11

9

各级精品课程申报资料

长期

JX11

10

教学奖励评定办法、申报材料及获奖名单（含本校和上报上级）

永久

★

二、专业建设

JX12

1

上级有关专业设置的文件材料

永久

JX12

2

专业论证、评估、申报、审批材料

永久

JX12

3

重点专业建设材料

永久

JX12

4

专业建设计划、简报、总结材料

长期

JX12

5

专业建设统计报表

永久

三、学籍管理

JX14

1

新生登记表

永久

★

JX14

2

学生学籍卡片、成绩登记表（包括四、六级考试成绩）

永久

JX14

3

在校学生名册

永久

JX14

4

学生学籍变更材料（升级、留级、 休学、复学、转学、退学）

永久

★

JX14

5

专升本工作文件、录取名册

永久

★

JX14

6

学生处分材料

永久

四、教学管理

JX15

1

各专业教学计划、教学大纲

永久

JX15

2

课程建设要求及安排、校历表、课程表

长期

JX15

3

各院系、专业课程试题库

长期

JX15

4

典型教案、重要备课记录

长期

JX15

5

教学实习、生产实习计划、总结

长期

JX15

6

社会调查、社会实践计划、总结

长期

五、学位与毕业生

JX16

1

上级有关学位工作文件材料

长期

JX16

2

本校学位评定条例、办法

长期

JX16

3

本科生优秀学士学位论文

长期

JX16

4

毕业生登记名册（应记载学生基本情况、毕业证编号、学位证编号）

永久

★

JX16

5

补办学历、学位证明存根

永久

JX17

6

毕业证领取签收册

永久

JX17

7

毕业分配工作文件材料

永久

六、教材

JX18

1

自编、主编教材、教学指导书、实习指导书和习题集

长期

JX18

2

各院系、各专业使用教材目录

长期

分类号

序号

类 目 名 称

保管

期限

备注

JX11

1

上级针对本校有关教学工作的文件

永久

★

JX11

2

本单位年度工作计划、总结、报告

长期

JX11

3

教学质量评价工作规章制度、调研办法等

长期

JX11

4

开展评教、评学、教学质量评价过程中形成的数据汇总、统计及教学意见反馈等材料

长期

JX11

5

教学改革经验、做法，教学热点、难点专项调研材料

长期

JX11

6

年度教学质量报告

永久

★

分类号

序号

类 目 名 称

保管

期限

备注

JX13

1

上级有关招生工作的文件材料

长期

★

JX13

2

招生计划、规定、生源计划

长期

JX13

3

新生录取审批表及新生花名册

永久

★

JX13

4

委培、代培、自费生计划、合同及名单

长期

★

JX13

5

招生简章，宣传及招生工作总结

长期

★

分类号

序号

类 目 名 称

保管

期限

备注

XZ11

1

学校发展规划及统计报表

永久

★

XZ11

2

全校性的规章制度

永久

XZ11

3

单位工作计划、规划与工作总结

永久

XZ11

4

本单位的各种规章制度、简报

长期

分类号

序号

类 目 名 称

保管

期限

备注

一、综合

CK11

1

上级针对本校财会工作的文件

永久

★

上级关于财会工作的普发性文件

长期

CK11

2

财务工作计划、总结、规章制度

永久

CK11

3

财务管理方面的请示、批复等文件

永久

CK11

4

财务处与其他单位签订的合同、协议

长期

CK11

5

财务工作检查评比材料

长期

CK11

6

学校年度财务预算文件

长期

★

CK11

7

会计移交清册

长期

CK11

8

财会档案移交保管清册

长期

CK11

9

财会档案销毁清册

永久

二、会计报表

CK12

1

决算报表（含基建综合决算）

永久

★

CK12

2

预算会计报表

永久

CK12

3

年度以上规划表、分配计划、测算表

永久

CK12

4

年度以上各种统计报表（含工资报表）

永久

三、会计帐簿

CK13

1

涉及外事的会计帐簿

永久

★

CK13

2

总帐

永久

CK13

3

预算内帐簿（含明细帐、分户或登记帐）

永久

★

CK13

4

预算外帐簿（含明细帐、分户或登记帐）

永久

CK13

5

学校专项基金帐簿

永久

CK13

6

日记帐（现金、银行存款日记帐）

永久

CK13

7

固定资产明细账

永久

四、会计凭证

CK14

1

涉及外事的会计凭证

15年

★

CK14

2

预算内各种原始凭证、记帐凭证

15年

CK14

3

预算外各种原始凭证、记帐凭证

15年

CK14

4

学校基金各种原始凭证、记帐凭证

15年

CK14

5

银行存款余额调节表

15年

CK14

6

会计拨款凭证及其他会计凭证

15年

CK14

7

银行对外帐单

15年

CK14

8

涉及债权、债务及未清理完毕的凭证

15年

五、工资清册

CK15

1

工资发放名册、卡片

长期

★

CK15

2

工资转移、证明、通知存根

长期

CK15

3

各种奖金、奖学金、贷学金、助学金发放名册

长期

分类号

序号

类 目 名 称

保管

期限

备注

XZ13

1

上级针对本校的审计工作的文件

永久

★

上级关于审计工作普发性文件

长期

XZ13

2

审计工作规章制度

长期

XZ13

3

审计工作计划、总结、调查报告

长期

XZ13

4

审计工作统计年报及其它重要报表

长期

XZ13

5

对学校财务预、决算的审计文件材料

永久

★

XZ13

6

对有关部门领导干部离任经济责任审计材料；结论性材料还需另提交一份归入个人人事档案

长期

★

XZ13

7

对校内有关单位财务收支、基建项目、修缮、装饰工程大额支出的专项审计报告、处理意见及其有关材料

永久

★

XZ13

8

上级审计机关对我校财务收支及基建、科研经费等专项审计报告及学校处理意见等材料

永久

★

分类号

序号

类 目 名 称

保管

期限

备注

一、综合

WS11

1

上级针对本校的外事工作的文件

永久

★

上级关于外事工作的普发性文件

长期

WS11

2

外事工作规章制度、计划、总结、简报等

长期

WS11

3

外事工作统计报表

永久

★

WS11

4

外事工作会议材料

长期

二、出国（境）

WS12

1

上级对出国（境）人员的有关文件材料

长期

WS12

2

参加国际学术会议的论文

长期

WS12

3

出国（境）人员考察、访问材料

长期

WS12

4

出国（境）讲学、研究人员的有关材料

长期

WS12

5

出国（境）进修、留学取得学位及研究成果论文和各类证书（影印件）

永久

WS12

6

国际比赛、竞赛活动材料

长期

三、来校

WS13

1

上级邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往函件

长期

WS13

2

外国党政官员、各界人士来校参观访问的文件材料

长期

WS13

3

外籍教师、专家、学者及友好人士来校讲学的有关材料

永久

WS13

4

来校进修、短期、培训研究的外籍人士材料

短期

四、国际合作与会议

WS14

1

中外合作校际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录

永久

WS14

2

本校完成的国际合作项目、成果等材料

永久

WS14

3

合作项目中国外单位完成项目、成果等材料

长期

WS14

4

授予外籍人员荣誉称号的材料

永久

WS14

5

双方互赠的礼品、纪念品及声像资料

长期

WS14

6

国际会议的有关材料

长期

五、外国留学生工作

WS15

1

录取审批材料

长期

★

WS15

2

学籍登记表、学籍卡片

永久

★

WS15

3

教学计划、大纲、安排

长期

WS15

4

学习情况、成绩及评语

永久

★

WS15

5

学位论文及学位证书复印件

长期

★

WS15

6

学生名册

永久

★

WS15

7

学生去向及有关材料

长期

分类号

序号

类 目 名 称

保管

期限

备注

一、综合

JX11

1

上级针对本校研究生教学、招生等工作文件

永久

★

上级有关研究生教学、招生工作普发性文件

长期

JX11

2

研究生工作规章制度、计划、总结

永久

JX11

3

普通高校研究生基本报表

永久

JX11

4

研究生工作报告、请示与批复

永或长

JX11

5

研究生教学检查、评估、评奖文件材料

长期

JX11

6

学校关于研究生招生、学位管理等文件材料

长期

JX11

7

研究生导师遴选审批文件材料

长期

JX11

8

非学历教育培训班、进修班材料

长期

二、学科建设

JX12

1

上级有关学科设置的文件材料

长期

JX12

2

学科论证、评估、申报、审批材料

永久

JX12

3

重点学科建设材料

永久

JX12

4

学科建设计划、简报、总结材料

长期

JX12

5

学科建设统计报表

永久

三、招生

JX13

1

招生计划、规定文件材料

长期

JX13

2

研究生录取材料及名册

永久

★

JX13

3

研究生入学试题

长期

JX13

4

研究生招生简章、专业介绍

短期

★

四、学籍管理

JX14/XS

1

新生登记表

永久

★

JX14/XS

2

学生学籍卡片、成绩登记表

永久

★

JX14

3

学生成绩册

永久

★

JX14

4

学生录取审批表、花名册

永久

★

JX14/XS

5

学生学籍变更材料（升级、留级、 休学、复学、转学、退学）

长期

★

JX14/XS

6

学生奖励材料

长期

★

JX14/XS

7

学生处分材料

★

五、教学管理

JX15

1

各专业教学计划、教学大纲

长期

JX15

2

课程建设要求及安排、课表

长期

JX15

3

各院系、专业课程试题库

长期

JX15

4

典型教案、重要备课记录

短期

JX15

5

教学实习、生产实习计划、总结

短期

JX15

6

社会调查、社会实践计划、总结

永久

六、学位毕业生

JX16

1

上级有关学位工作文件材料

长期

JX16

2

本校学位评定条例、办法

长期

JX16

3

学位论文

长期

★

JX16

4

毕业生名册（应记载学生基本情况、毕业证编号、学位证编号）

永久

★

JX17

5

补办学历、学位证明存根

长期

★

JX17

6

毕业证领取签收册

长期

★

JX17

7

毕业分配工作文件材料

长期

XS/JX17

8

毕业生登记表

永久

★

七、教材

JX18

1

自编、主编教材、教学指导书、实习指导书和习题集

长期

JX18

2

各院系、各专业使用教材目录

长期

分类号

序号

类 目 名 称

保管

期限

备注

一、综合

KY11

1

上级针对本校的科研工作的综合性文件

永久

★

上级关于科研工作的普发性文件

短期

KY11

2

科研行政管理文件材料

长期

KY11

3

科研计划管理文件材料

长期

KY11

4

科研成果管理文件材料

长期

KY11

5

科研经费管理文件材料

长期

KY11

6

申报科学基金及有关批复

长期

KY11

7

学会工作（学术活动）材料

长期

KY11

8

年终科研工作情况统计报表

长期

二、科研项目

（一）科研准备阶段

KY12

1

课题调研论证材料、立项报告

永久

★

KY12

2

开题报告、科研项目计划任务书、合同、协议书

永久

★

KY12

3

课题研究计划、设计

长期

KY12

4

计划执行情况、计划调整文件材料

短期

KY12

5

项目经费、拨款通知及课题经费预决算材料

短期

（二）研究实验阶段

KY12

1

实验、测试、观察、调查、考察的原始记录

永久

KY12

2

数据处理材料，包括计算机处理材料（如程序设计说明、框图、计算结果）

永久

KY12

3

设计的文字说明和图纸

永久

KY12

4

研究阶段小结、年度报告

长期

KY12

5

样品、标本等实物的目录

永久

（三）总结鉴定阶段

KY12

1

研究报告、研制报告

永久

★

KY12

2

论文、专著

永久

★

KY12

3

工艺、技术报告，技术诀窍报告

永久

★

KY12

4

专家评审意见

永久

★

KY12

5

鉴定会材料（鉴定代表名单、会议记录、鉴定意见）

长期

★

KY12

6

鉴定证书、结项报告

永久

★

KY12

7

推广应用意见

长期

KY12

8

课题工作总结

长期

（四）成果申报、奖励、专利申请阶段

KY12

1

科研成果登记表

永久

★

KY12

2

科研新成果报告表

永久

★

KY12

3

科研成果奖励申报与审批材料

永久

KY12

4

科研成果获奖材料（奖状、证书）原件

永久

KY12

5

专利申请书和专利证书的原件

永久

KY12

6

著作、译著和在重要刊物上发表的获奖论文或有重大影响的论文等目录

永久

（五）推广应用阶段

KY12

1

转让合同、协议书

永久

KY12

2

生产定型鉴定材料

永久

KY12

3

成果被引用或投产后反馈意见

长期

KY12

4

推广应用方案及实施情况；扩大试生产的设计文件、工艺文件

长期

KY12

5

成果宣传报道材料

短期

KY12

6

对外学术交流材料

长期

分类号

序号

类 目 名 称

保管

期限

备注

一、综合

JJ11

1

上级针对本校基建工作的文件

永久

★

上级关于基建工作的普发文件

长期

JJ11

2

基建工作规章制度

长期

JJ11

3

基建工作计划、总结、简报

长期

JJ11

4

基建工作总体规划

永久

★

JJ11

5

基建工作年度（季度）总结、统计报表

永久

JJ11

6

基建工程财务预、决算

永久

JJ11

7

全校性总体规划、设计总平面图

永久

JJ11

8

综合性水、电、气、暖等管道分布图

永久

JJ11

9

综合性地质勘探、地形测量材料

永久

二、基建项目

（一）可行性研究

JJ12

1

项目建议书及上级批复

永久

★

JJ12

2

设计任务书及计划任务书

永久

（二）设计基础

JJ12

3

地形、地貌控制点建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录

永久

★

JJ12

4

工程地质勘查报告

永久

（三）设计文件

JJ12

5

初步设计、技术设计

永久

★

JJ12

6

施工图设计

永久

JJ12

7

原材料及构件出厂证明、质量鉴定材料

长期

JJ12

8

建筑材料实验报告

永久

JJ12

9

设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批材料

永久

JJ12

10

土建施工定位测量地质勘探材料

永久

JJ12

11

土、岩试验报告，基础处理，基础工程施工图

永久

JJ12

12

隐蔽工程验收记录

永久

JJ12

13

工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告

永久

JJ12

14

分项、分单位工程抽量检查、评定材料

长期

JJ12

15

交工验收记录证明

长期

JJ12

16

竣工报告、竣工验收报告

永久

（四）土建设备及管线安装施工文件

JJ12

17

开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要

永久

★

JJ12

18

设计变更、工程更改洽商单，材料、零部件、设备代用审批材料

永久

JJ12

19

焊接实验记录、报告、施工检验、探伤记录

永久

JJ12

20

隐蔽工程检查验收记录

永久

JJ12

21

强度、密闭性实验报告

永久

JJ12

22

设备调试记录

永久

JJ12

23

施工安装记录、安装质量检验、评定、事故处理报告

永久

JJ12

24

系统调试、实验记录

长期

JJ12

25

中间交工验收记录证明，工程质量评定材料

永久

26

竣工报告、竣工验收报告

永久

（五）电气、仪表安装施工文件

JJ12

27

开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要

永久

★

JJ12

28

设计变更、工程更改洽商单，材料、零部件、设备代用审批

永久

★

JJ12

29

调试、整定记录

永久

JJ12

30

性能测试和校核材料

永久

JJ12

31

施工安装记录，质量检查评定，事故处理报告

永久

JJ12

32

操作、联动实验材料

永久

JJ12

33

电气装置交接记录

永久

JJ12

34

中间交工验收记录、工程质量评定材料

永久

JJ12

35

竣工报告、竣工验收报告

永久

（六）竣工验收

JJ12

36

竣工验收报告

永久

★

JJ12

37

全部竣工图纸

永久

JJ12

38

质量评审材料

永久

JJ12

39

竣工验收会议决议文件

永久

（七）基建财务、器材管理

JJ12

40

财务计划、年度计划

短期

JJ12

41

工程概算、预算、决算

永久

★

JJ12

42

主要材料消耗、器材管理材料

短期

JJ12

43

交付使用的固定资产材料

永久

★

（八）维修改造

JJ12

44

改造工程竣工图纸、文件材料

永久

★

JJ12

45

楼房抗震性能普查统计、多层砌体房屋抗震鉴定表等文件材料

永久

分类号

序号

类 目 名 称

保管

期限

备注

一、综合

XZ15

1

上级有关国资管理的文件

长期

XZ15

2

本校国有资产管理的规章制度

长期

XZ15

3

本校国资管理年度工作总结、计划、请示和批复等

长期

XZ15

4

家具等国有资产购置计划、报告、经费分配方案

长期

XZ15

5

国有资产综合统计年报

永久

★

二、土地、房屋及办公家具

XZ15

1

国有土地使用证（原价）

永久

★

XZ15

2

土地房屋所有权证书（原价）

永久

★

XZ15

3

土地房屋购置、转让、拆除等变动过程中的领导批复、会议纪要、评估资料及合同等

永久

★

XZ15

4

与校内外单位、个人签订的购房、集资合同、协议及发放产权证存根

永久

★

XZ15

5

办公家具等采购合同、招投标文件

长期

★

三、资产清查

XZ15

1

资产清查工作有关文件

永久

★

XZ15

2

资产清查工作总结

永久

★

XZ15

3

资产清查明细表

永久

XZ15

4

资产清查结果汇总表

永久

XZ15

5

固定资产报损、报减审批表

永久

XZ15

6

报减资产明细表

永久

分类号

序号

类 目 名 称

保管

期限

备注

XZ14

1

上级有关公安保卫工作的文件

长期

XZ14

2

本校公安保卫工作方面的规章制度

长期

XZ14

3

公安保卫工作计划、总结、报告、调查材料、统计报表

永久

XZ14

4

涉及本校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书；涉及干部的需另提交一份结论性材料入个人档案

永久

★

XZ14

5

要害部门的治安保卫及消防工作材料、保卫工作简报

长期

XZ14

6

校园安全综合治理工作中形成的文件材料

长期

★

XZ14

7

保卫工作统计年报及重要报表

长期

XZ14

8

人口普查、户籍管理文件材料

长期

XZ14

9

公安保卫部门评选、表彰先进的文件材料

长期

分类号

序号

类 目 名 称

保管

期限

备注

XZ15

1

上级有关后勤工作的文件

长期

XZ15

2

本校后勤管理工作制度

长期

XZ15

3

本校后勤工作计划、总结、报告

长期

XZ15

4

后勤管理调查、统计材料

长期

XZ15

5

安全节能管理工作中形成的文件

长期

XZ15

6

后勤服务质量监督形成的文件材料

长期

XZ15

7

后勤管理契约、合同

长期

XZ15

8

后勤经费统筹、使用和管理中形成的文件材料

长期

XZ15

9

伙食、车辆、绿化等校园管理过程中形成的文件材料

短期

DQ11

1

党建工作、工会工作文件材料；干部管理材料

长期

分类号

序号

类 目 名 称

保管

期限

备注

XZ11

1

上级有关法律工作的文件

长期

XZ11

2

本部门管理工作制度

长期

XZ11

3

工作计划、总结、报告

长期

XZ11

4

学校招投标合同的审查材料

长期

XZ11

5

学校涉外交流协议的审查材料

长期

XZ11

6

学校相关法律涉诉案件中形成的文件材料

长期

★

XZ11

7

合同样本

长期

XZ11

8

工作过程中形成的文件材料

长期

分类号

序号

类 目 名 称

保管

期限

备注

XZ11

1

校友总会工作计划、总结

长期

XZ11

2

基金招募工作的计划、总结及管理制度

长期

XZ11

3

校友工作文件材料

长期

XZ11

4

《校友通讯》、校友录

永久

★

分类号

序号

类 目 名 称

保管

期限

备注

XZ15

1

上级部门有关工作的文件

长期

XZ15

2

公司管理工作制度 ，会议纪要

长期

XZ15

3

公司工作计划、总结、报告及请示批复材料

长期

XZ15

4

物业管理调查、统计材料

长期

XZ15

5

安全检查工作中形成的文件材料

长期

XZ15

6

门面房招标材料、相关合同文件

永久

XZ15

7

公司财务管理方面的请示、批复等文件

长期

XZ15

8

公司财务报表，年度各种统计报表（含临时工工资报表）

长期

★

XZ15

9

编制外用工管理工作相关政策性文件

长期

DQ11

1

公司党建工作、工会工作文件材料

长期

分类号

序号

类 目 名 称

保管

期限

备注

KY11

1

上级有关学术工作的文件

长期

KY11

2

单位管理工作制度

长期

KY11

3

单位工作计划、总结、报告

短期

KY11

4

科研成果、学术评定工作中产生的材料

长期

KY11

5

学术工作管理调查、统计材料

长期

KY11

6

《学术委员会章程》

永久

★

分类号

序号

类 目 名 称

保管

期限

备注

XZ16

1

上级有关档案工作的文件

长期

XZ16

2

档案馆工作规章制度

长期

XZ16

3

档案工作计划、总结、报告、请示批复

长期

XZ16

4

档案概况、发展规划、统计及统计年报

永久

XZ16

5

档案馆与校外业务交流的有关材料；协议等

长期

XZ16

6

档案数字化建设相关材料，协议等

永久

XZ16

7

档案馆指南、全宗介绍

永久

★

XZ16

8

分管档案工作的领导及兼职档案人员名单

长期

XZ16

9

档案编研材料

永久

★

分类号

序号

类 目 名 称

保管

期限

归档时间

一、党务

DQ11

1

本单位党群机构向上级的的请示、报告及上级针对本单位的通知、决定、批复

长期

DQ11

2

本单位党群机构重要会议记录、纪要

长期

DQ11

3

本单位机构设置、人员任免的通知、决定

长期

DQ11

4

本单位党建工作、工会工作文件材料

长期

二、行政

XZ11

1

本单位行政工作向上级的请示、报告及上级针对本单位的通知、决定、批复

长期

XZ11

2

本单位工作计划、总结、统计报表

长期

XZ11

3

本单位重大活动形成的全套文件材料及音像资料（院庆、学术交流活动等）

长期

★

XZ11

4

本单位与国内外单位协作交流有关材料

长期

XZ11

5

本单位行政工作重要会议记录、纪要、简报

长期

XZ11

6

本单位自编年鉴、院志、大事记、机构沿革等材料

永久

★

三、教学科研

JX11

1

本单位教学名师、专业评估、精品课程申报、自评报告、审批等材料

长期

JX11

2

本单位重要教学改革建设方案、规划，教学评估材料

长期

JX14

3

本科毕业生学籍卡片、毕业生成绩单先提交教务处，盖章后移交存档。

永久

★

JX14

4

新生《入学通知书》

永久

★

JX14

5

本科优秀毕业设计（论文）及工作总结先提交教务处，教务处汇总后存档。

永久

JX16

6

研究生学位材料由研究生处汇总后移交。

长期

四、其他

KY11

1

本单位重要科研改革建设方案、规划

长期

分类号

序号

类 目 名 称

保管

期限

备注

一、综合

JX11

1

上级针对本校成人高等教育工作的文件材料

永久

★

上级有关成人高等教育工作的文件

长期

JX11

2

成人高等教育工作计划、总结

长期

JX11

3

成人高等教育教学规划、实施计划、调研报告

永久

JX11

4

有关成人高等教育工作的决定及规章制度

长期

JX11

5

成人高等教育工作各类统计报表

永久

JX11

6

本校关于成人高等教育工作向上级的请示及批复

永久

JX11

7

成教教学检查、评估及各级优秀教学质量评奖材料

长期

JX11

8

成教联合办学、非学历教育各种培训班、进修班材料

长期

JX11

9

远程教育事业发展规划、工作计划、总结

永久

JX11

10

与外单位签订的重要协议书、合同书

长期

二、学科建设

JX12

1

本校有关成人高等教育专业设置、调整、撤销、合并的报告及上级批复

永久

三、招生

JX13

1

上级有关成人高等教育招生工作的文件材料

长期

JX13

2

本校成人高等教育招生工作计划、总结、报告及上级批复

永久

JX13

3

成人高等教育招生简章、专业介绍

永久

★

JX13

4

新生录取审批表、新生名册

永久

★

JX13

5

新生保留、取消入学资格名单及有关材料

长期

★

四、学籍管理

JX14

1

成人教育、网络教育有关学籍管理的规定、办法

长期

JX14

2

成教学生入学登记表

永久

★

JX14

3

成教学生名册

永久

JX14

4

成教学生学籍表（卡）、成绩总册

永久

JX14

5

成教学生学籍变更材料（休学、复学、转学、退学等）

永久

JX14

6

成教学生奖励材料（优秀学生、先进班级等）

长期

JX14

7

成教学生违纪、违法的处分决定及有关材料

长期

五、课堂教学与教学实践

JX15

1

成教各专业教学计划、方案、教学大纲

永久

JX15

2

成教生各专业课程安排表

长期

JX15

3

课件建设有关材料

长期

JX15

4

成教生各专业教学实习、生产实习计划、总结

长期

六、学历、学位

JX16

1

上级有关成教学位工作的文件材料

永久

★

JX16

2

授予学士学位人员名单

永久

JX16

3

成教毕业证书发放名册

永久

JX16

4

成教培训班结业证书发放名册

永久

七、教材

JX17

1

主编、自编教材

长期

分类号

序号

类 目 名 称

保管

期限

备注

XZ16

1

上级有关图书、情报工作的文件

长期

XZ16

2

图书工作规章制度

长期

XZ16

3

图书工作计划、总结、报告、请示批复

长期

XZ16

4

图书馆概况、发展规划、统计及统计年报

永久

★

XZ16

5

图书馆与校外交流的有关材料、协议等

长期

XZ16

6

图书馆数字化相关材料、协议等

永久

XZ16

7

图书馆服务指南、各项介绍

长期

XZ16

8

分管工作的领导及机构人员名单

长期

XZ16

9

图书编研材料，刊物

永久

★

分类号

序号

类 目 名 称

保管

期限

备注

XZ16

1

上级有关网络、信息化建设工作的文件材料

长期

XZ16

2

年度工作计划、总结

长期

XZ16

3

本校关于网络、信息化建设的统计报表

长期

★

XZ16

4

本校关于网络、信息化建设工作向上级的请示及批复

长期

XZ16

5

学校网络建设、信息化基础设施建设方面的规划、计划、报告、总结方面的文件材料

长期

XZ16

6

校园网、多媒体教室等的管理规章制度

长期

XZ16

7

校园网络公共服务体系的建设方面的文件材料

永久

XZ16

8

开展现代网络信息技术的研发工作方面的文件材料

长期

XZ16

9

电子校务建设方面的文件材料

长期

分类号

序号

类 目 名 称

保管

期限

备注

一、综合

SB11

1

本校设备与实验室年度工作总结、计划、请示和批复等

长期

SB11

2

设备具购置计划、报告、经费分配方案

长期

SB11

3

设备资产综合统计年报

永久

★

二、仪器设备项目

SB12

1

申购报告、计划、论证及招标文件、记录、委托协议

长期

SB12

2

上级或主管领导批复和准购批示

长期

SB12

3

订购合同（复印件）和会谈纪要、记录

长期

SB12

4

设备购置过程中有关的技术商务文件

长期

SB12

5

开箱记录及装箱单

长期

SB12

6

安装调试记录和双方签字移交文件、保修单

长期

SB12

7

验收报告及有关文件材料

长期

SB12

8

索赔来往函件及处理结果文件

长期

SB12

9

设备说明书及全套随机文件材料

长期

SB12

10

使用、检修、故障事故记录（设备履历书）

长期

SB12

11

重大事故的调查分析及处理意见

长期

SB12

12

技术改造和开发过程中形成技术文件材料

长期

三、实验室管理

JX12

1

本校实验室论证、评估及审批文件材料

永久

★

JX12

2

本校实验室调整审批材料

长期

JX12

3

本校实验室建设管理文件

长期

JX12

4

实验室建设统计报表

永久

★

JX12

5

实验室建设计划、总结

长期

分类号

序号

类 目 名 称

保管

期限

备注

XZ11

1

上级有关政策性文件

长期

XZ11

2

本单位的文件材料请示和批复

长期

XZ11

3

本单位工作计划和总结材料

长期

KY12

1

课题组工作进度计划、总结

长期

KY12

2

科研成果申报、奖励材料

长期

KY12

3

横向课题研究合同、协议书

长期

KY12

4

研究成果目录、样品

永久

★

分类号

序号

类 目 名 称

保管

期限

备注

CB11

1

上级关于出版工作的文件

长期

CB11

2

学校关于出版工作的文件材料

长期

CB11

3

出版工作计划、总结

长期

CB11

4

出版工作统计资料

长期

CB11

5

编辑出版合同、协议书

长期

CB13

6

审稿单或历次审稿意见、原稿

长期

CB13

7

正式出版书刊目录、样品

永久

★

分类号

序号

类 目 名 称

保管

期限

备注