（河财政文〔2014〕35号）
第一章 总 则
第一条 为了加强学校档案工作，充分发挥档案在教学、科研和管理工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《河南省档案管理条例》、《高等学校档案工作规范》，结合学校实际，特制订本办法。
第二条 本办法所称的档案是指学校在教学、招生、科研、管理等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的历史记录。
第三条 档案工作是办好学校的重要基础工作，是衡量学校教育质量和管理水平的重要标志。要加强对档案工作的领导，把档案工作纳入学校发展规划、工作计划，纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围。
第四条 学校档案实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。
第五条 各单位和全校教职工有保护档案并利用开放档案的权利和义务。
第二章 体制与机构设置
第六条 学校设立档案馆，各门类、各载体的档案由档案馆集中统一管理。情况特殊的部门，经学校领导批准后，可设立档案分室，但必须配专人，实行统一管理分级保管。
第七条 学校档案工作由校长领导，分管档案工作的副校长协助校长负责档案工作，同时主动接受上级业务部门的指导、监督与检查。
第八条 学校各处级单位必须明确一名负责人分管本单位档案工作,并配备1-2名专(兼)职档案员，负责本部门档案的收集整理和立卷归档工作。
第三章 档案工作的性质与任务
第九条 学校档案馆是学校档案工作的职能管理部门，负责本校档案的永久保存和提供利用。
第十条 档案馆的基本任务是：
1．贯彻执行国家关于档案工作的政策法规，规划全校档案工作 。
2．制订本校档案工作规章制度，监督、指导、检查执行情况。
3．负责收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、统计全校各类档案及有关资料。
4．开展档案的开发和利用工作。
5．组织实施档案信息化建设，负责编辑档案参考资料,编制检索工具,开发档案信息资源。
6．参加档案工作协作、学术研究和交流活动。
7．培训全校专(兼)职档案工作人员。
8．利用档案和校史展厅等多种形式开展宣传教育活动，发挥档案的文化教育功能。
9．完成领导交办的其他任务。
第四章 档案工作人员
第十一条 档案馆应配备政治可靠、具有本科以上学历和一定专业知识、年龄结构合理、数量足够的档案工作人员。
第十二条 各单位配备的专(兼)职档案工作人员，在一定时期内应保持相对稳定。
第十三条 档案人员必须认真执行党和国家的路线方针、政策，热爱档案事业，遵纪守法，忠于职守，勇于创新，埋头苦干，严守机密，全心全意为师生服务。
第十四条 档案工作人员要认真学习档案业务知识和相应的科学文化知识，掌握现代化管理技能，不断提高档案管理水平。
第十五条 档案工作人员实行专业技术职务聘任制或职员职级制，享受与学校教学、科研、管理人员同等待遇。学校各级领导要加强对档案干部的教育、培养和考核。学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，按照国家规定予以适当补助。
第五章 经费、库房、设备
第十六条 学校档案工作所需年度正常经费和专项经费，列入学校预算，统筹解决。
第十七条 学校为档案馆提供专用的符合档案管理要求的档案库房，库房内应有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施。
第十八条 根据工作需要，学校有计划地为档案馆添置必要的档案存储和提供利用所需要的专业设备，逐步实现档案管理的现代化。
第六章 档案的收集与归档
第十九条 学校各单位必须按照国家有关规定，对应当归档的各类材料整理、立卷，按要求及时向档案馆移交。任何部门或个人不得以任何理由不交，更不得据为己有。
第二十条 学校档案收集的范围是《高等学校档案工作规范》规定应归档的党群、行政、教学、科研、产品生产和科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会10类文件材料，及能够反映学校工作和活动的有保存价值的声像载体和实物等。
第二十一条 学校档案严格实行由文件形成或文书处理部门及课题组立卷归档制度，各单位应做好归档前文件材料的收集整理工作。
第二十二条 归档的文件材料应质地优良，格式统一，手稿字迹工整，使用规范书写材料，图像资料应清晰并配有文字说明。
第二十三条 归档时间：党政部门和能按年度归档的部门在次年６月底以前归档。教学部门和能按教学年度归档的部门应在次年寒假前归档。科研、基建项目和专题性、成套性档案在项目完成通过鉴定验收后，两个月内归档。财会档案、职工死亡档案的归档时间按有关文件执行。
第二十四条 接收档案必须履行手续，填写移交清册，经档案工作人员验收后，方能办理交接手续。
第七章 档案的管理与利用
第二十五条 档案馆应根据国家教育部的规定，编制学校档案分类方案及档案保管期限表，对各类档案进行科学分类、编号，编制多种形式的检索工具，提高利用效果。
第二十六条 档案馆应当建立健全各项规章制度，按规定接收、整理、保管和提供利用档案。
第二十七条 档案馆应认真做好档案的鉴定工作，对保存期已到的档案，要组织有关部门的同志进行鉴定，凡需要销毁的档案，经鉴定后，必须登记造册，报分管校领导审批，任何组织和个人不得擅自销毁档案。
第二十八条 档案馆应做好档案的统计工作，确定专人负责统计。掌握档案的收集、整理、利用、销毁和馆内各种情况数据，按上级主管部门和学校的要求及时报送各种报表，并进行定期的综合或专项统计分析。
第二十九条 档案馆应做好档案的安全保密工作，凡涉及到学校机密和专利的档案，不得对外开放。对于要求查阅、摘录、复制尚未开放的档案，须经有关部门同意，并经档案馆馆长批准后，按规定办理借查阅手续。
第三十条 档案馆对开放的档案应会同有关单位，认真审查内容，报分管校领导批准后，分期分批向社会开放。未经档案馆和有关单位同意，任何组织和个人无权公布。
第三十一条 学校档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。凡利用学校馆藏档案，均应按本馆规定办理手续。利用档案必须遵循如下规定：
1．学校各单位查阅本单位归档的档案，经办人可直接到档案馆查阅，查阅非本部门单位的档案须经归档部门同意。
2．学校工作人员查阅利用档案时，必须凭介绍信、工作证、身份证等合法证明，说明查阅目的，办理查阅登记。馆藏档案原则上不外借，如必须借出时，须经主管领导批准并及时归还。
3．外单位查阅利用档案，应持单位介绍信、工作证、身份证、经档案馆负责人批准后，在阅档室查阅。
4．利用者须对档案的安全、完整负责，违反查阅规定的要追究责任。
第三十二条 档案馆应加强编研工作，对档案资料进行研究整理，编辑出版，参加学校信息网络整体建设，配合有关部门编写重要参考资料。
第三十三条 档案馆应纳入学校信息管理网络，以便充分发挥馆藏档案信息资源作用。
第三十四条 档案馆应认真组织学术理论研究，参加本系统本地区的档案协会(学会、研究会)活动,交流档案信息，实现资源共享。
第八章 考核、奖励与处罚
第三十五条 学校对在档案工作中做出突出成绩的集体和个人，给予表彰和奖励。
第三十六条 有下列行为之一者，根据情节轻重，建议学校对直接责任人予行政处分；情节严重构成犯罪的，依法追究刑事责任：
1．损毁、丢失档案的；
2．将公务活动中形成的应归档的文件资料据为己有，不按规定或不按期移交档案的；
3．涂改、伪造档案的；
4．擅自提供、抄录、公布、销毁档案的；
5．倒卖、出卖档案的；
6．携带禁止出境的档案及其复制件出境的；
7．档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的。
第九章 附则
第三十七条 本办法由学校档案馆负责解释。
第三十八条 本办法从公布之日起施行。
